Privacyverklaring Restaurantactie.nl

Versie 2.5 · 3 september 2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze spaaracties en het bijbehorende platform, of wanneer je als zakelijke relatie met ons te maken hebt. Wij verwerken je gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Restaurantactie.nl is een handelsnaam van Naaijkens, een eenmanszaak, gevestigd aan Burgemeester le Coultrestraat 24, 2411 EP Bodegraven en ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 42062066.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen. Je bereikt ons via info@restaurantactie.nl of +31 6 18 75 60 93.

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij gegevens verwerken:

• consumenten die deelnemen aan een spaaractie en/of reserveren;
• bezoekers van onze websites;
• zakelijke contactpersonen van deelnemende restaurants en winkels;
• leveranciers en hun contactpersonen;
• aanvragen en leads die zich via een formulier melden.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie met ons verwerken wij onder meer:

Account en sparen: account-ID, e-mailadres, inlogmomenten, accountstatus, je spaarvouchers en spaarkaarten, je claimhistorie en de winkel en campagne waarbij is gespaard.

Kassabon (als je een bon uploadt): de foto van de kassabon, de uitgelezen winkelnaam, aankoopdatum, bedrag en bonnummer, een technische vingerafdruk van de bon en de uitkomst van de controle.

Reserveren: je naam en telefoonnummer, het gekozen restaurant, de reserveringsdatum en het tijdstip, het aantal gasten, annuleringen en de no-showstatus.

Contact en communicatie: de gegevens die je in een contact- of aanmeldformulier invult, onze communicatie met jou en de afhandeling van klachten.

Marketingvoorkeuren: je nieuwsbriefvoorkeuren en je toestemmings- en afmeldhistorie.

Technisch en beveiliging: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, cookie-ID's (zie het cookiestatement), beveiligingslogs en foutmeldingen.

Zakelijke relaties: contact-, contract-, factuur- en betaalgegevens van restaurants, winkels, leveranciers en leads. Sturen wij je onderneming een mailing, dan registreren wij ook of er op de link in die mail is geklikt en wanneer. Onderteken je namens je onderneming online een incassomachtiging of deelname-akkoord, dan leggen wij als bewijs ook het moment, het IP-adres, de browserinformatie en de op dat moment geldende voorwaardentekst vast.

4. Waarvoor en op welke grondslag?

Wij verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden, met de daarbij vermelde grondslag:

• Uitvoering van de spaaractie en reserveringen (bijhouden van vouchers en spaarkaarten, controleren van kassabonnen, mogelijk maken en afhandelen van reserveringen en annuleringen, noodzakelijke communicatie zoals inloglinks en bevestigingen) - grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Uitvoering van zakelijke overeenkomsten met restaurants, winkels en leveranciers, waaronder facturatie - grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale administratie).
• Beveiliging, fraudebestrijding, goed functioneren en verbetering van het platform - grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Zakelijke acquisitie en relatiebeheer, waaronder het registreren of een aangeschreven onderneming op de link in onze mailing heeft geklikt - grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Nieuwsbrieven en mails over nieuwe spaaracties - grondslag: toestemming, die je altijd kunt intrekken.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen - grondslag: wettelijke verplichting.

Voor reserveren zijn je naam, telefoonnummer en reserveringsgegevens noodzakelijk; zonder deze gegevens kun je geen reservering maken.

5. Geautomatiseerde beoordeling van kassabonnen

Upload je een foto van je kassabon, dan wordt die automatisch beoordeeld: een AI-dienst leest de winkelnaam, datum, het bedrag en het bonnummer uit, en op basis daarvan bepaalt ons systeem of de bon recht geeft op een spaarvoucher. Wij houden daarbij een technische vingerafdruk bij om te herkennen of dezelfde bon meerdere keren wordt ingestuurd.

Deze beoordeling heeft geen rechtsgevolgen voor jou en raakt je niet in aanmerkelijke mate: de uitkomst bepaalt uitsluitend of je een spaarvoucher krijgt. De beoordeling is bovendien niet uitsluitend geautomatiseerd - twijfelt het systeem, dan legt het de bon voor aan een medewerker. Wordt je bon afgewezen, dan zie je de reden in de app en kun je via info@restaurantactie.nl vragen om een herbeoordeling door een medewerker. Buiten deze beoordeling maken wij geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

6. Met wie delen wij je gegevens?

Deelnemende restaurants. Wanneer je een reservering maakt, ontvangt het gekozen restaurant de gegevens die nodig zijn om je reservering en de beloning te verwerken (naam, telefoonnummer, datum, tijdstip, aantal personen en de spaarkaart- of reserveringsstatus). Het restaurant is voor zijn eigen gebruik van deze gegevens zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en mag ze uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de reservering, noodzakelijke communicatie, wijziging of annulering, klachtafhandeling en noodzakelijke administratie. Het restaurant mag deze gegevens niet gebruiken voor eigen marketing zonder een afzonderlijke geldige grondslag.

Fysieke winkels. De winkels waar je spaart ontvangen uitsluitend geanonimiseerde of geaggregeerde campagneresultaten. Zij krijgen geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers, individuele kassabonnen of individuele reserveringsgegevens.

Verwerkers (dienstverleners die namens ons gegevens verwerken):

• Supabase - database, gebruikersauthenticatie en bestandsopslag (gehost binnen de EER, regio Ierland).
• Vercel - hosting van het platform en anonieme prestatiemetingen (Speed Insights, zonder cookies en zonder profielen).
• Resend - verzenden van e-mails (inloglinks en bevestigingen).
• Het reserveringssysteem van het restaurant (op dit moment Guestplan van eTender BV) - alleen bij restaurants die hun reserveringssysteem aan ons platform hebben gekoppeld. Wij geven dan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, het aantal personen en een eventuele opmerking bij je reservering door, zodat de reservering in de agenda van het restaurant staat en het restaurant je bij wijzigingen kan bereiken. Of dit voor een restaurant geldt, zie je op de reserveringspagina van dat restaurant.
• Anthropic - automatisch uitlezen van een geüploade kassabon en het genereren van de antwoorden van onze AI-chatassistent (zie de secties "Foto van je kassabon" en "Chatten met onze AI-assistent").
• Cloudflare - spamcontrole op onze formulieren (Turnstile).
• Sentry - registreren van technische fouten; wij hebben ingesteld dat hierbij geen persoonsgegevens worden meegestuurd.
• Google - ophalen van openbare bedrijfsgegevens en foto's van deelnemende winkels en restaurants (Google Places); hierbij worden geen persoonsgegevens van jou gedeeld.

Met de dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij de vereiste afspraken vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Onze database en bestandsopslag (Supabase) zijn gehost binnen de EER. Een aantal dienstverleners kan gegevens buiten de EER verwerken; dat geldt in elk geval voor Anthropic. Voor doorgiftes buiten de EER zorgen wij voor een passend beschermingsniveau via een adequaatheidsbesluit, het EU-US Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's), met waar nodig aanvullende maatregelen.

8. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Account-, voucher- en spaarkaartgegevens: tot uiterlijk zes maanden na afloop van de verzilverperiode (het einde van de inleverperiode), tenzij een geschil of wettelijke plicht langer bewaren vereist, of je je account eerder zelf verwijdert.
• Foto van je kassabon: wordt automatisch verwijderd uiterlijk 30 dagen na de beoordeling.
• Uitgelezen kassabongegevens en technische vingerafdruk: tot uiterlijk zes maanden na afloop van de campagne (nodig tegen dubbele inzending).
• Reserveringsgegevens bij Restaurantactie.nl: tot uiterlijk 12 maanden na de gereserveerde datum.
• Reserveringsgegevens die voor het restaurant zichtbaar zijn: maximaal drie maanden na het bezoek.
• Contactverzoeken en klachten: tot uiterlijk 12 maanden na volledige afhandeling.
• Klikregistratie van zakelijke mailings: tot uiterlijk 12 maanden na de klik; daarna wordt deze automatisch verwijderd.
• Bewijs van incassomachtiging of deelname-akkoord (zakelijke inschrijvingen): zolang de deelname loopt en daarna tot 14 maanden na de laatste incasso. Afgewezen en niet-afgeronde inschrijvingen verwijderen wij uiterlijk 24 maanden na indiening.
• Chatgesprekken met de AI-assistent: tot uiterlijk 90 dagen na het laatste bericht; daarna worden ze automatisch verwijderd. Vraag je in de chat om contact met een medewerker, dan bewaren wij het gesprek tot uiterlijk 12 maanden na het laatste bericht.
• Enquêtes: tot uiterlijk 12 maanden na de campagne; daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.
• Zakelijke contract-, factuur- en betaalgegevens: gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn.
• Marketingtoestemming: totdat je die intrekt; daarna bewaren wij een minimale registratie van je afmelding om die te kunnen aantonen.
• Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens: onbeperkt (zie sectie 9).

9. Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens

Volledig geanonimiseerde en geaggregeerde resultaten, waaruit individuele deelnemers niet herleidbaar zijn, mogen wij onbeperkt bewaren en gebruiken voor analyses, benchmarks, rapportages, commerciële presentaties, verkoopmateriaal, publicaties en productverbetering. Een winkel of restaurant is daarbij alleen herkenbaar wanneer dit onder het overeengekomen portfolio- of referentiegebruik valt of daarvoor afzonderlijk toestemming is gegeven.

10. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van het verkeer met de website (TLS/SSL), strikt toegangsbeheer, databasebeveiliging via Supabase, en afgeschermde opslag van geüploade bestanden die alleen door bevoegde medewerkers en alleen tijdelijk kan worden ingezien.

11. E-mails die wij versturen

Wij onderscheiden drie soorten berichten:

• Noodzakelijke berichten: inloglinks, bevestigingen en wijzigingen van reserveringen, en reacties op je supportvragen. Deze horen bij de dienst; je kunt je er niet voor afmelden.
• Serviceberichten over je spaarkaart: een beperkt aantal herinneringen over de status en geldigheid van je spaarkaart (bijvoorbeeld naderend verval). Grondslag: gerechtvaardigd belang. Afmelden kan op elk moment via de afmeldlink of je accountpagina.
• Nieuwsbrieven en mails over nieuwe spaaracties: alleen na jouw afzonderlijke toestemming, die je op elk moment kunt intrekken. Het intrekken heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerder verstuurde mails.

12. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken. Je kunt deze rechten uitoefenen via info@restaurantactie.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op onze website.

Spaarvouchers cadeau doen

Je kunt spaarvouchers uit je account cadeau doen aan iemand anders. Daarvoor vul je het e-mailadres van de ontvanger in.

Wat we verwerken. Het e-mailadres van de ontvanger (mogelijk iemand zonder account), het account van de verzender, het aantal spaarvouchers en de status van het cadeau (onderweg, aangenomen, teruggehaald of verlopen).

Waarvoor. We gebruiken het e-mailadres van de ontvanger uitsluitend om de cadeaumail met de persoonlijke link te bezorgen en het cadeau af te handelen. Grondslag: de uitvoering van het verzoek van de verzender en ons gerechtvaardigd belang om het cadeau te kunnen bezorgen. De cadeaumail is een eenmalige servicemail; het adres komt niet op een mailinglijst.

Bewaartermijn. Uiterlijk 90 dagen nadat het cadeau is afgerond, verwijderen we het e-mailadres van de ontvanger. De overboeking zelf blijft zonder dat adres bewaard in de administratie van de actie.

Inzage en verwijderen. Ben je ontvanger van een cadeau en wil je dat we je e-mailadres eerder verwijderen, neem dan contact met ons op; dat kan zodra het cadeau is afgerond.

Chatten met onze AI-assistent

Op onze websites kun je vragen stellen aan een chat-assistent. Je chat daarbij met AI, niet met een medewerker: de antwoorden worden automatisch gegenereerd door het taalmodel Claude van onze verwerker Anthropic, die de gegevens buiten de Europese Unie kan verwerken (zie sectie 7). Anthropic mag je berichten niet gebruiken om eigen algemene modellen te trainen.

Wat we verwerken. De inhoud van het gesprek (je berichten en de antwoorden), een technische sessiecode om het gesprek te kunnen voortzetten, tijdstippen en, als je bent ingelogd, de koppeling met je account. Vraag je in de chat om contact met een medewerker, dan verwerken wij ook het e-mailadres dat je daarvoor opgeeft. Deel in de chat geen gevoelige gegevens: wat je typt wordt voor het genereren van een antwoord naar Anthropic gestuurd.

Waarvoor. Het beantwoorden van je vraag, het afhandelen van je verzoek om contact met een medewerker, en het verbeteren van de assistent: wij kunnen gesprekken in geminimaliseerde vorm analyseren om terugkerende vragen te herkennen en onze veelgestelde vragen aan te vullen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om klantenservice te bieden; voor vragen die aan je account raken de uitvoering van de overeenkomst.

Geen geautomatiseerde besluitvorming. De assistent geeft alleen informatie; hij neemt geen besluiten met rechtsgevolgen en kent niets toe of af. Je kunt altijd een medewerker bereiken via de knop "Praat met een mens" in de chat of via info@restaurantactie.nl.

Inzage en verwijderen. Wil je een chatgesprek inzien of laten verwijderen, mail dan naar info@restaurantactie.nl. Chatte je zonder in te loggen, vermeld dan bij benadering het moment van het gesprek, zodat wij het kunnen terugvinden.

Foto van je kassabon

Doet een spaaractie mee met kassabonnen, dan kun je een foto van je bon uploaden in plaats van een QR-code te scannen. We gebruiken die foto uitsluitend om te controleren of de bon recht geeft op een spaarvoucher: is het een echte kassabon, komt hij van een deelnemende winkel, valt de datum binnen de actie, en is de bon niet al eerder ingestuurd. De grondslag is de uitvoering van de spaaractie waaraan je deelneemt.

Automatische beoordeling. De controle gebeurt automatisch: een AI-dienst leest de winkelnaam, de datum, het bedrag en het bonnummer van de foto. Voor die controle sturen we de foto naar onze verwerker Anthropic, die de gegevens buiten de Europese Unie kan verwerken. Wij sturen niet meer gegevens mee dan nodig, en de leverancier mag je bon en gegevens niet gebruiken om eigen algemene modellen te trainen. Twijfelt het systeem, dan beoordeelt een medewerker de bon alsnog. Wordt je bon afgewezen, dan zie je de reden in de app; ben je het daar niet mee eens, neem dan contact met ons op via info@restaurantactie.nl, dan beoordeelt een medewerker je bon opnieuw.

Bewaartermijn. De foto zelf verwijderen we automatisch uiterlijk 30 dagen na de beoordeling. Wat we daarna nog bewaren zijn de uitgelezen gegevens en een technische vingerafdruk van de foto; die hebben we nodig om te zien dat dezelfde bon niet nog een keer wordt ingestuurd.

Let op wat er op je foto staat. Op een kassabon kunnen meer gegevens staan dan alleen je aankoop. Fotografeer daarom alleen de bon zelf en dek gegevens af die je liever niet deelt; voor de controle hebben we alleen de winkel, de datum en het bedrag nodig.